Sự sống sót của kẻ mạnh nhất là quy luật cơ bản của cạnh tranh thị trường. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại trong cạnh tranh thị trường, giành chiến thắng trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường và tiếp tục tăng trưởng và phát triển đều phải có lợi thế cạnh tranh riêng. Giảm chi phí là phương pháp cơ bản để đạt được lợi thế cạnh tranh.
Giảm chi phí là một mỏ vàng có tiềm năng rất lớn. Giảm chi phí để đạt được lợi ích là trọng tâm quan trọng của quản lý doanh nghiệp.
Chất lượng và hiệu quả của quá trình quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Giảm chi phí là vấn đề mà tất cả nhân viên của doanh nghiệp đều phải đối mặt. Điều này đòi hỏi toàn thể người lao động phải tăng cường ý thức “giảm chi phí” và đạt được mục tiêu giảm chi phí thông qua sự tham gia đầy đủ của doanh nghiệp và liên tục cải tiến quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Làm chủ thói quen chi phí
Chi phí là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Chỉ khi thực sự hiểu được ý nghĩa của chi phí, chúng ta mới có thể kiểm soát chi phí như một công cụ tài chính.
Từ những góc độ khác nhau, chi phí có ý nghĩa kinh tế khác nhau. Khái niệm chi phí theo nghĩa chung chủ yếu đề cập đến chi phí kế toán. Chi phí mà chúng ta đang nói đến ở đây dựa trên chi phí kế toán và phần mở rộng được mở rộng sang loại chi phí theo nghĩa kinh tế.
(I) Chi phí kế toán và chi phí cơ hội
Chi phí kế toán là một khái niệm chi phí theo nghĩa truyền thống. Nó đề cập đến các chi phí khác nhau mà doanh nghiệp phải chịu trong quá trình hoạt động. Nó thường có thể được phản ánh trong tài khoản tài chính, vì vậy nó còn được gọi là chi phí lịch sử. Chi phí chúng ta thường nhắc tới là chi phí kế toán nói chung.
Chi phí cơ hội là một trong những hiểu biết sâu sắc nhất về kinh tế. Có nghĩa là khi đưa vào mục đích nào đó thì chắc chắn sẽ mất đi lợi ích của việc sử dụng khác. Đây là chi phí cơ hội của việc đưa nó vào mục đích đó.
Chi phí kế toán thường chỉ phản ánh quá khứ chứ không phản ánh tương lai và thường không thể phản ánh đầy đủ chi phí thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp.
Chi phí cơ hội có thể phản ánh chính xác hơn chi phí nguồn lực hạn chế của công ty cho một hoạt động kinh doanh nhất định, từ đó buộc những người ra quyết định của doanh nghiệp phải sử dụng nguồn lực doanh nghiệp một cách hợp lý hơn. Chi phí cơ hội rất hữu ích khi đưa ra quyết định kinh doanh.
(II) Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chúng tôi gọi bất kỳ chi phí nào có thể được xác định trực tiếp là chi phí trực tiếp của đối tượng gánh nặng; ngược lại, bất kỳ chi phí nào không dễ quy kết, tức là không thể xác định trực tiếp là đối tượng gánh nặng và phải phân bổ bằng phương pháp nào đó, được gọi là chi phí gián tiếp.
Việc phân chia chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp được xác định bằng khả năng truy xuất nguồn gốc của chúng. Khi muốn so sánh chi phí của các bộ phận khác nhau và các sản phẩm khác nhau, chúng ta phải thu thập và phân bổ các chi phí khác nhau. Vì vậy, điều rất quan trọng là phải hiểu bản chất trực tiếp hoặc gián tiếp của các chi phí khác nhau.
(III) Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
Để giảm chi phí, kiểm soát chi phí và đạt được kết quả, chúng ta phải phân chia trách nhiệm và phân công các khoản mục chi phí nhất định cho một số bộ phận hoặc cá nhân nhất định.
Việc phân chia chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, đặc biệt khi đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận.
(IV) Chi phí cố định và chi phí biến đổi
Bất kỳ khoản chi phí nào không phụ thuộc vào đầu ra và duy trì một lượng cố định nhất định trong một khoảng thời gian nhất định đều được gọi là chi phí cố định; bất kỳ khoản chi phí nào tăng hoặc giảm khi sản lượng tăng hoặc giảm và thay đổi theo cùng một tỷ lệ được gọi là chi phí biến đổi.
Ngoài chi phí cố định và chi phí biến đổi, còn có chi phí nửa biến đổi, tăng hoặc giảm khi sản lượng tăng hoặc giảm nhưng thay đổi theo tỷ lệ khác nhau, được gọi là chi phí nửa biến đổi. Chi phí bán khả biến cần được phân bổ thông qua một phương pháp nhất định.
(V) Chi phí cá nhân và chi phí trung bình ngành
Chi phí riêng lẻ là các mức chi phí được phản ánh dưới góc độ doanh nghiệp, thường được phản ánh dưới góc độ chi phí kế toán; Chi phí trung bình của ngành là mức chi phí chung được phản ánh từ góc độ của toàn ngành.
Ngoài các cách phân loại trên, phạm vi chi phí cũng có thể được chia thành chi phí vốn, chi phí xây dựng của doanh nghiệp mới hoặc dự án mới và chi phí sản xuất, chi phí thời kỳ và thuế, v.v., theo thứ tự phát sinh chi phí sẽ liên quan từng cái một.
Nguyên tắc, biện pháp và quy trình giảm chi phí
Có những hoạt động chi phí trong bất kỳ mối liên kết nào của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không đạt được mục tiêu giảm chi phí và giảm chi phí không giới hạn thì sẽ không đạt được gì.
(I) Nguyên tắc giảm chi phí
1. Nguyên tắc can thiệp toàn diện
Nguyên tắc can thiệp toàn diện đề cập đến việc quản lý tất cả, tất cả nhân viên và tất cả các quy trình quản lý chi phí. Tất cả nhằm quản lý mọi chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả nhân viên phải huy động các nhà quản lý, nhân viên kỹ thuật và kỹ thuật cũng như phần lớn nhân viên thiết lập nhận thức về chi phí, tham gia vào các hoạt động quản lý chi phí và đưa chúng vào hành động. Toàn bộ quá trình là quản lý quy trình thiết kế, sản xuất và bán sản phẩm, đồng thời phản hồi hiệu quả quản lý để phát hiện ra vấn đề.
2. Nguyên tắc quản lý ngoại lệ
Chúng ta nên tập trung vào những tình huống vượt quá tiêu chuẩn. Chỉ bằng cách tập trung vào các trường hợp ngoại lệ bất thường và cung cấp thông tin phản hồi, chúng ta mới có thể nắm bắt được các vấn đề nổi bật và quan trọng, giải quyết các vấn đề chính và đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chi phí.
3. Nguyên tắc lợi ích kinh tế
Mục đích của việc tăng cường quản lý chi phí là giảm chi phí và nâng cao lợi ích kinh tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc nâng cao lợi ích kinh tế không chỉ dựa vào việc giảm số lượng chi phí tuyệt đối mà quan trọng hơn là đạt được mức tiết kiệm tương đối, tức là hàm ý giảm chi phí trong tiến bộ khoa học và công nghệ.
Chúng ta không chỉ chú ý đến việc giảm chi phí tuyệt đối mà còn nên phân tích việc nâng cao chất lượng sản phẩm và sản lượng sản phẩm, từ đó có thể giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Chúng ta nên nắm bắt mối quan hệ giữa số lượng, chất lượng, giá thành và lợi ích kinh tế của sản phẩm.
(II) Các biện pháp chính để giảm chi phí
1. Phân chia các bên chịu trách nhiệm
Phân chia các bên chịu trách nhiệm ở các cấp độ khác nhau tùy theo đặc điểm quá trình sản xuất của doanh nghiệp, phạm vi quyền hạn của các bộ phận chức năng và nhân sự khác nhau.
Phân chia hợp lý cho từng đơn vị sản xuất phụ (nhà máy chi nhánh, xưởng) của doanh nghiệp, đặt bộ phận sản xuất phụ trợ không có đầu ra sản phẩm làm trung tâm chi phí và đặt bộ phận sản xuất lấy công việc-đang-làm trung tâm chi phí.
2. Xây dựng tiêu chuẩn quản lý chi phí
Phương pháp kiểm soát chi phí tiêu chuẩn là xây dựng giá quyết toán nội bộ đối với nguyên liệu thô và các chi phí tiêu hao khác nhau, xác định hạn mức tiêu thụ sản xuất và quản lý giá thành sản phẩm. Phương pháp kiểm soát ngân sách là doanh nghiệp xây dựng ngân sách chi phí hàng năm như một tiêu chuẩn quản lý chi phí.
3. Thực hiện trách nhiệm quản lý chi phí
Các nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện trách nhiệm quản lý là: người phụ trách phải biết mình đã phát sinh mức tiêu dùng nào, người phụ trách có cách đo lường mức tiêu thụ của mình, người phụ trách có cách đưa ra biện pháp điều chỉnh khi nhận thấy mức tiêu thụ đi chệch khỏi kế hoạch. Chỉ bằng cách này, trách nhiệm quản lý mới có thể được thực hiện.
4. Thực hiện quản lý chi phí toàn diện
Việc hình thành giá thành sản phẩm xuyên suốt toàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh, có sự tham gia của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Mỗi nhân viên nên tích cực tham gia quản lý chi phí kết hợp với vị trí công việc của mình.
Thứ hai, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, bao gồm yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan, yếu tố kỹ thuật và yếu tố quản lý. Tất cả các yếu tố không có lợi cho việc giảm chi phí đều phải được kiểm soát chặt chẽ.
Thứ ba, việc hình thành giá thành sản phẩm bắt đầu từ quá trình nghiên cứu và phát triển, trải qua quá trình chuẩn bị sản xuất, thu mua nguyên liệu, quy trình sản xuất, bán sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng. Vì vậy, việc quản lý chi phí phải được thực hiện xuyên suốt toàn bộ quá trình.
Quản lý chi phí có thể gặp nhiều khó khăn khác nhau. Phổ biến nhất là lựa chọn các hạng mục cắt giảm chi không đúng, thiếu sự hợp tác, tham gia của người lao động hoặc thiếu động lực thực hiện kế hoạch cắt giảm chi.
Phương pháp phát hiện điểm chưa phù hợp: tìm hiểu chi tiết các khoản chi, theo dõi, kiểm tra các hóa đơn, tìm sơ hở, tìm nguyên nhân. Hủy bỏ các thủ tục lỗi thời, toàn thể nhân viên cùng nhau tìm cách giảm chi phí. Thường xuyên so sánh mục tiêu và kết quả, đồng thời có biện pháp kịp thời điều chỉnh, khắc phục những khác biệt.
(III) Quá trình cắt giảm chi phí
1. Dự toán chi phí trước khi xây dựng doanh nghiệp
Khi một doanh nghiệp được xây dựng mới, mở rộng hoặc xây dựng lại, doanh nghiệp phải đề xuất nhiều phương án khả thi. Quản lý dự báo chi phí trước đó là tiến hành tối ưu hóa dự báo chi phí trong các liên kết xây dựng nhà máy, chuyển đổi sản phẩm cũ và phát triển sản phẩm mới, đồng thời đưa ra dự báo về các khoản chi phí khác nhau trong quá trình sản xuất và vận hành để kiểm soát hiệu quả các loại chi phí khác nhau.
2. Dự báo chi phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Dự báo chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu bao gồm hai khía cạnh: dự báo chi phí mục tiêu và dự báo chi phí hạn ngạch.
Chi phí mục tiêu là mức chi phí doanh nghiệp dự kiến để đạt được lợi nhuận mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định trong tương lai. Đây là mục tiêu được doanh nghiệp xác lập trong quản lý chi phí trong một thời gian nhất định, phản ánh mong muốn chủ quan của người quản lý doanh nghiệp.
Đó là giá trị dự kiến của chi phí doanh nghiệp dựa trên sự phân tích toàn diện các yếu tố khác nhau của doanh nghiệp. Chi phí mục tiêu có thể được phân tách từng lớp cho từng trung tâm chi phí như một nỗ lực để giảm chi phí.
Chi phí hạn ngạch là giới hạn chi phí được tổng hợp theo các hạn ngạch tiêu thụ hiện tại khác nhau và ngân sách chi phí thông thường hiện tại cho một thiết kế sản phẩm nhất định hoặc sau khi thực hiện các biện pháp chuyển đổi kỹ thuật nhất định. Việc dự đoán chi phí hạn ngạch là cơ sở để lập dự toán chi phí.
3. Quản lý chi phí trong quá trình{1}}
Chi phí mục tiêu được hình thành bởi dự báo chi phí trước đó phải được phân tách từng lớp cho nhà máy chi nhánh, xưởng, nhóm bộ phận và thậm chí cả các cá nhân, cũng như trung tâm trách nhiệm như bộ phận mua hàng, để khuyến khích họ thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để kiểm soát chi phí thực tế thấp nhất có thể dưới chi phí mục tiêu.
So với quản lý chi phí trước, chi phí giảm được nhờ quản lý chi phí trong quá trình- chỉ là một phần nhỏ nhưng rất khác so với cách quản lý chi phí sản xuất riêng lẻ trước đây. Thứ nhất, nó khắc phục được tính tùy tiện không có mục tiêu, thứ hai, nó đóng vai trò đảm bảo trong việc hiện thực hóa chênh lệch chi phí trước đó (phần lớn). Do đó, việc-quản lý chi phí trong quy trình đã trở thành một phần rất quan trọng và không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống quản lý chi phí.
Việc thiết lập hệ thống báo cáo chi phí sản xuất hàng tuần nhằm thay đổi phương pháp kế toán truyền thống hàng tháng. Sau cuối tháng, việc hoàn thiện chi phí của từng đơn vị sản xuất đã trở thành một điều tất yếu. Việc thiết lập hệ thống báo cáo chi phí sản xuất hàng tuần, trong đó mỗi trung tâm chi phí là đơn vị, phản hồi và khắc phục kịp thời các tình trạng chi phí bất thường xảy ra trong tuần trước.
Việc thiết lập hệ thống báo cáo chi phí sản xuất hàng tuần đòi hỏi việc thu thập nguyên vật liệu và đo lường các chi phí khác nhau phải theo đơn vị hàng tuần, điều này sẽ làm tăng khối lượng công việc của một số nhân viên tài chính cơ sở. Sẽ có những khó khăn nhất định trong giai đoạn đầu thiết lập hệ thống này, nhưng lợi ích sẽ xuất hiện sau khi làm quen với nó.
Việc quản lý mục tiêu chi phí có thể kiểm soát có nghĩa là việc giảm chi phí chủ yếu là để giảm chi phí có thể kiểm soát được. Chi phí có thể được phân chia thông qua kế toán nhóm hoặc tài khoản cá nhân và các đơn vị trách nhiệm chi phí có thể được chia nhỏ nhất có thể. Có thể liên kết với mục tiêu đánh giá và trả lương cá nhân để huy động sự nhiệt tình của nhân viên trong việc giảm chi phí. Hệ thống phủ quyết chi phí phải được tuân thủ khi chi phí vượt quá tiêu chuẩn. Những dấu hiệu tăng chi phí được phản ánh trong báo cáo tuần cần kịp thời phát hiện và có biện pháp khắc phục.
4. Quản lý chi phí sau
Chi phí trung bình xã hội hoặc chi phí mục tiêu được sử dụng để kiểm soát trước chi phí thấp nhất và chi phí tiêu chuẩn được sử dụng để kiểm soát chi phí thực tế thấp nhất trong quy trình. Một liên kết được liên kết với một liên kết khác và được kết hợp một cách hữu cơ. Do đó, vào cuối kỳ, thành phần chi phí thực tế có thể được chia thành chi phí trung bình xã hội, chênh lệch kiểm soát chi phí trước, chênh lệch kiểm soát chi phí trong-quy trình và chênh lệch chi phí sau. Những lý do dẫn đến hiệu quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm trước và trong quá trình thực hiện được phân tích chi tiết và đưa ra phản hồi để kiểm soát tương lai. Ranh giới quyền hạn và trách nhiệm của mỗi trung tâm trách nhiệm được xác định rõ ràng, nhằm tạo ra càng nhiều giá trị càng tốt với mức tiêu hao sản xuất ít nhất có thể.
Quản lý chi phí thực tế sau khi thực tế tương đương với việc "sau{0}} khám nghiệm tử thi". Việc vượt quá chi phí hiện tại là không thể thay đổi được. Tầm quan trọng của nó phải là điểm khởi đầu của chu kỳ giảm chi phí tiếp theo, để không mắc phải sai lầm tương tự và tìm ra phương pháp quản lý chi phí tốt hơn để đạt được mục tiêu giảm chi phí.
Các phương pháp chính để giảm chi phí
(I) Thiết lập hệ thống quản lý chi phí
1. Hệ thống tổ chức
Tổ chức đề cập đến cách thức để mọi người tham gia vào các hoạt động vì một mục tiêu chung. Trong các tổ chức doanh nghiệp, mục tiêu thường được chia thành nhiều-mục tiêu phụ và được các bộ phận chức năng tương ứng hoàn thành.
Mục tiêu quản lý chi phí là một-mục tiêu phụ chính của mục tiêu công ty và bộ phận sản xuất là bộ phận có nhiều nhân viên nhất và có tác động lớn nhất đến hiệu quả hoạt động của công ty. Đây là một trong những hệ thống tổ chức quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Để thiết lập lợi thế dẫn đầu về chi phí, nhìn chung cần phải thiết lập một “trung tâm chi phí”. Trung tâm chi phí là một đơn vị tổ chức có mục tiêu đạt được chi phí thấp nhất. Sự phân chia cụ thể của trung tâm chi phí có thể được phân chia hợp lý theo cơ cấu tổ chức của bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Hệ thống tổ chức là điều kiện tiên quyết để quản lý chi phí hiệu quả và tạo ra lợi thế về chi phí.
2. Hệ thống thông tin
Là “ngôn ngữ kinh doanh” của doanh nghiệp, quản lý tài chính cung cấp hệ thống thông tin liên quan cho quản lý doanh nghiệp và hệ thống thông tin của hệ thống quản lý chi phí còn được gọi là hệ thống kế toán trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm là một phần của hệ thống kế toán doanh nghiệp và chịu trách nhiệm đo lường, truyền tải và báo cáo thông tin được sử dụng trong quản lý chi phí.
3. Hệ thống đánh giá và khen thưởng
Hệ thống đánh giá và khen thưởng là một yếu tố quan trọng để đạt được lợi thế về chi phí. Nó đánh giá và đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của từng trung tâm chi phí, tức là đơn vị chịu trách nhiệm về chi phí, dựa trên tiêu chuẩn ngân sách chi phí. Đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng và đơn vị hoàn thành nhiệm vụ kém sẽ bị trừng phạt để duy trì-lợi thế chi phí hiệu quả và lâu dài.
(II) Xây dựng hệ thống chi phí tiêu chuẩn và chi phí mục tiêu
Để kiểm soát chi phí, việc sử dụng phương pháp chi phí tiêu chuẩn là một phương pháp hữu hiệu trong quản lý chi phí. Trong định mức chi phí, những “lãng phí” không nên xảy ra về cơ bản bị loại trừ nên được coi là định mức chi phí cần được hoàn thiện.
Chi phí tiêu chuẩn phải phản ánh mục tiêu và yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp và chủ yếu được sử dụng để đo lường khả năng kiểm soát chi phí và hiệu quả công việc của quy trình sản xuất sản phẩm.
1. Phân loại định mức
Chi phí tiêu chuẩn có thể được chia thành hai loại theo công nghệ sản xuất và trình độ quản lý của doanh nghiệp: chi phí tiêu chuẩn lý tưởng và chi phí tiêu chuẩn thông thường.
Chi phí tiêu chuẩn lý tưởng đề cập đến chi phí thấp nhất có thể đạt được trong điều kiện sản xuất tối ưu bằng cách sử dụng quy mô và thiết bị hiện có. Cơ sở để hình thành chi phí lý tưởng là tiêu chuẩn thực hiện lý thuyết, mức giá lý tưởng của các yếu tố sản xuất và mức sản xuất, vận hành cao nhất có thể.
Chi phí tiêu chuẩn thông thường là chi phí tiêu chuẩn được tính toán trong điều kiện hiệu quả tốt dựa trên mức tiêu hao chung của sản xuất. Khi tính chi phí định mức này, những tổn thất không thể tránh khỏi trong quá trình sản xuất cũng được tính toán để phù hợp với thực tế sản xuất và trở thành định mức chi phí thực tế.
Về mặt số lượng, chi phí tiêu chuẩn thông thường phải lớn hơn chi phí tiêu chuẩn lý tưởng nhưng phải thấp hơn mức trung bình lịch sử. Trong hệ thống chi phí tiêu chuẩn, nên sử dụng chi phí tiêu chuẩn thông thường. Mục đích của chi phí tiêu chuẩn lý tưởng là bộc lộ tiềm năng giảm chi phí, vì tiêu chuẩn mà nó đề xuất quá cao và không thể dùng làm cơ sở để đánh giá.
2. Xây dựng định mức
Việc xây dựng chi phí tiêu chuẩn thường được thực hiện trên ba khía cạnh: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất. Khi xây dựng chi phí tiêu chuẩn, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp thường được xác định trước tiên, tiếp theo là chi phí tiêu chuẩn chi phí sản xuất và cuối cùng là chi phí tiêu chuẩn của một đơn vị sản phẩm.
Khi xây dựng định mức, bất kể khoản mục chi phí nào cũng cần xác định định mức sử dụng và định mức giá tương ứng rồi nhân cả hai để được định mức chi phí.
3. Chi phí mục tiêu
Mặc dù cả chi phí tiêu chuẩn và chi phí mục tiêu đều có thể được sử dụng làm cơ sở cho việc quản lý chi phí nhưng ý nghĩa, ý tưởng chỉ đạo và phương pháp xây dựng của chúng là khác nhau. “Chi phí định mức” xuất hiện từ đầu thế kỷ 20 và là sản phẩm của sự kết hợp giữa quản lý khoa học giữa tiêu chuẩn hóa hoạt động và quản lý chi phí.
“Chi phí mục tiêu” xuất hiện từ những năm 1950 và là sản phẩm của sự kết hợp giữa quản lý chi phí và quản lý mục tiêu, nhấn mạnh việc thực hiện quản lý mục tiêu đối với chi phí.
Việc xây dựng chi phí mục tiêu bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp và được phân chia thành các mục tiêu cụ thể ở cấp cơ sở. Khi xây dựng đề cao sự tham gia của bản thân người thực hiện và sự hỗ trợ của chuyên gia để phát huy hết tâm huyết của lãnh đạo các cấp.
So với chi phí tiêu chuẩn, chi phí mục tiêu có thể đóng vai trò khuyến khích trong các mục tiêu rõ ràng, có thể thúc đẩy các nhà quản lý trung tâm chi phí tự phát lựa chọn các phương pháp hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu và khuyến khích mọi người đạt được mục tiêu chi phí của doanh nghiệp thông qua làm việc chăm chỉ.
(III) Trách nhiệm quản lý chi phí
1. Nguyên tắc trách nhiệm thu phí
Các phương pháp quản lý chi phí khác đều dựa trên toàn bộ doanh nghiệp và không thể quản lý hiệu quả chi phí của từng phân xưởng sản xuất cụ thể. Nguyên nhân là do một phần lớn chi phí mà xưởng sản xuất phát sinh nằm ngoài khả năng kiểm soát của xưởng nên không thể tiến hành đánh giá một cách chặt chẽ.
Đối với xưởng sản xuất chỉ có thể quản lý, đánh giá theo mức chi phí có thể kiểm soát được. Việc thu chi phí trách nhiệm dựa trên nguyên tắc kiểm soát được, đây là đặc điểm quan trọng nhất của chi phí trách nhiệm. Cái gọi là-khả năng kiểm soát đề cập đến việc liệu mức tiêu thụ mà sản phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất có thể được kiểm soát bởi một trung tâm trách nhiệm cụ thể hay không.
Ví dụ, việc tiêu thụ nguyên liệu có thể được chia thành hai khía cạnh: giá cả và mức tiêu thụ. Đối với bộ phận sản xuất, chi phí tiêu hao nguyên vật liệu là chi phí họ có thể kiểm soát được, còn chi phí giá thành là chi phí không thể kiểm soát được; Đối với bộ phận thu mua, giá thành nguyên vật liệu là chi phí có thể kiểm soát được, còn chi phí tiêu thụ là chi phí không thể kiểm soát được.
Tuy nhiên, đối với toàn bộ doanh nghiệp, toàn bộ chi phí tiêu dùng đều là chi phí có thể kiểm soát được nhưng đối tượng có thể kiểm soát được thì lại khác. Khả năng kiểm soát chi phí trách nhiệm là điều kiện cơ bản để quản lý chi phí trách nhiệm đúng đắn và đánh giá hiệu quả.
2. Phương pháp quản lý chi phí trách nhiệm
Chi phí trách nhiệm là đối tượng thu của mỗi trung tâm trách nhiệm. Vật liệu, nhân công và chi phí phát sinh bởi mỗi trung tâm trách nhiệm để sản xuất các sản phẩm khác nhau được cộng lại với nhau để tạo thành chi phí trách nhiệm. Theo đặc điểm của quản lý chi phí trách nhiệm, cần thiết lập một hệ thống kế toán chi phí trách nhiệm để bảo vệ tiến trình quản lý chi phí trách nhiệm diễn ra suôn sẻ.
Điều này bao gồm việc phân chia rõ ràng các trung tâm trách nhiệm và thực hiện các công việc cơ bản khác nhau theo yêu cầu tính toán chi phí trách nhiệm, bao gồm hạn ngạch, kiểm tra chất lượng, hồ sơ gốc, xây dựng giá thanh toán nội bộ, thiết lập và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chi phí trách nhiệm là một phần quan trọng trong việc đánh giá chi phí. Thông qua đánh giá, mỗi trung tâm trách nhiệm được khuyến khích kiểm soát và giảm các chi phí khác nhau, từ đó kiểm soát và giảm chi phí sản xuất của các loại sản phẩm khác nhau.
3. Đánh giá và khen thưởng của trung tâm trách nhiệm chi phí
Dù doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý chi phí nào thì việc đánh giá, khen thưởng của các đơn vị sản xuất đều thực chất dựa trên chi phí trách nhiệm.
Kiểm soát chi phí, chi phí trước hết căn cứ vào dự toán chi phí trách nhiệm của trung tâm chi phí, bảo đảm chi phí trách nhiệm của từng đơn vị sản xuất không vượt dự toán; Để đánh giá chi phí của các đơn vị sản xuất, cần so sánh hiệu quả chi phí thực tế của từng trung tâm chi phí với ngân sách chi phí trách nhiệm và áp dụng các biện pháp thưởng phạt tương ứng để đảm bảo giảm chi phí doanh nghiệp.
